Принтер і шредер для малого бізнесу: на чому друкувати накладні й як знищувати документи

Ви згенерували рахунок-фактуру чи видаткову накладну, а тепер її треба роздрукувати, підписати й віддати клієнту. У малому бізнесі таке трапляється раз на кілька днів, інколи раз на тиждень. А через рік у шафі збирається стос старих рахунків з адресами, телефонами й реквізитами клієнтів, які просто викинути не можна.

Обидві задачі закриває техніка, яку часто купують навмання. Тому ми, команда техніків Choicy, розберемо, чому один принтер переживає тижневі паузи спокійно, а інший після них друкує смугами. Окремо пояснимо, що означають рівні секретності шредера і який з них потрібен для документів з персональними даними.

Різницю між двома типами принтерів зручно уявити як ручку й олівець. Ручка, яку тиждень не відкривали, може не писати, бо чорнило засохло на кульці. Олівцю пауза байдужа, він пише з першого руху.

Чому струменевий принтер засихає, якщо друкує рідко

Бо чорнило в ньому рідке, а сопла друкувальної головки дуже тонкі. Коли принтер довго стоїть, чорнило біля сопел густішає й частково їх закупорює. На папері це видно як білі смуги, пропущені рядки чи бліді кольори.

Голландський ритейлер електроніки Coolblue у своїй пораді з догляду пише, що достатньо друкувати один аркуш A4 щотижня. Для кольорового принтера радять друкувати саме кольоровий документ, щоб працювали всі картриджі. Багато моделей у режимі очікування самі прочищають головку, проте цей режим постійно споживає електрику.

Якщо смуги вже з'явилися, у меню принтера є пункти «Перевірка сопел» і «Очищення головки». Принтер друкує тестову сторінку, за якою видно, чи всі сопла працюють. Усередині принтер не чистять, назовні його досить протирати безворсовою серветкою. Нові картриджі Coolblue радить зберігати вертикально в прохолодному темному місці й розпаковувати лише тоді, коли час ставити їх у принтер.

Чому тонеру байдуже, скільки ви не друкували

Бо тонер — це сухий порошок без жодної рідини. Блог постачальника витратних матеріалів TonerBuzz пояснює, що тонер складається з дрібних частинок пластику й пігменту, тож висихати в ньому просто нічому. Саме тому лазерний принтер спокійно переносить тижневі й місячні паузи.

Проте вічним тонер теж не є. За даними того ж джерела, HP і Xerox не встановлюють для своїх картриджів терміну придатності, якщо їх правильно зберігати. Brother називає до двох років у закритій упаковці й близько шести місяців після відкриття.

Ворогами тонера є волога й температура. Висока вологість змушує порошок злипатися, надто суха кімната посилює статику. Спека склеює частинки, холод робить їх грудкуватими. Запасний картридж тримають в оригінальній коробці й перед установкою злегка струшують. Навіть лазерному принтеру TonerBuzz радить час від часу друкувати кілька сторінок.

Що означає ресурс картриджа на коробці

Це кількість сторінок, яку картридж друкує в стандартному тесті. Для монохромних лазерних картриджів його проводять за міжнародним стандартом ISO/IEC 19752. Тестова сторінка заповнена приблизно на 5 %, і її друкують без зупинки, доки картридж не вичерпається.

Для кольорових лазерних картриджів діє ISO/IEC 19798, для струменевих — ISO/IEC 24711. Там друкують набір із п'яти тестових сторінок, разом заповнених приблизно на 20 %, тобто по 5 % на кожен колір. Так пояснює база знань австралійського постачальника картриджів Inkstation.

Те саме джерело наголошує, що заявлений ресурс не є мінімальною чи точною кількістю сторінок. Накладна з таблицею й логотипом заповнює аркуш густіше за тестовий, тож реальний ресурс буде меншим.

На результат, як пише Inkstation, впливають і розмір шрифту, кількість сторінок в одному завданні, тип паперу й налаштування друку. Тому заявлений ресурс зручно використовувати для порівняння моделей між собою, і не більше. Барабани, вузли закріплення й контейнери відпрацьованого тонера під ISO не підпадають, їхній ресурс кожен виробник рахує по-своєму.

Граничне навантаження й рекомендований обсяг — у чому різниця

Граничне навантаження показує, скільки сторінок принтер теоретично витримає за місяць. Блог про обслуговування друку Managed Print пояснює, що це межа міцності, розрахована на рідкісні пікові місяці. Рекомендований місячний обсяг значно менший, і саме він відповідає за спокійну роботу без зайвих поломок.

Робота на межі навантаження, за словами авторів блогу, погіршує якість друку й частіше призводить до зминання паперу. Тому під свій щомісячний обсяг документів принтер добирають з запасом саме за рекомендованим показником.

Принтер чи БФП для невеликого офісу

Якщо документи доводиться ще й сканувати чи копіювати, зручніший багатофункціональний пристрій. Він об'єднує принтер, сканер і копір в одному корпусі й займає місце одного приладу. Підписаний договір, накладну з печаткою чи паспорт клієнта тоді сканують там само, де друкували.

Для великих архівів, книжок чи альбомів, які треба оцифрувати аркуш за аркушем, інколи зручніший окремий сканер. Його ставлять поруч із принтером, і він не займає чергу друку.

Обираючи серед вживаних принтерів та БФП, спершу визначте, скільки сторінок на місяць ви реально друкуєте. Від цього залежить і тип друку, і клас пристрою.

Що БФП пам'ятає про ваші документи

Більше, ніж здається. Федеральна торгова комісія США у посібнику для бізнесу пояснює, що багатофункціональні пристрої, підключені до мережі, мають накопичувачі, де зберігаються дані про скопійовані, надруковані й відскановані документи. Якщо ці дані не захищені, їх можна отримати віддалено або просто вийнявши накопичувач. Тому FTC радить думати про безпеку на всіх етапах, від купівлі чи оренди апарата до його продажу.

Звичайне видалення файлів чи форматування диска, за даними FTC, дані не прибирає. Багато пристроїв мають шифрування й перезапис, коли файл заміняють випадковими символами. Перед продажем чи поверненням апарата радять звернутися до виробника чи сервісу, щоб накопичувач перезаписали, і не знімати його самостійно, бо на ньому буває вбудоване програмне забезпечення. Під час роботи FTC радить змінити заводський мережевий пароль, увімкнути вхід за паролем на самому апараті й щомісяця перезаписувати весь диск.

Чи потрібен окремий принтер для етикеток на посилки

Якщо відправок багато, такий принтер заощаджує час. База знань Inkstation розрізняє дві технології. Прямий термодрук нагріває спеціальний термочутливий матеріал, і той темніє без чорнила й тонера. Термотрансферний друк розплавляє на етикетці восковий чи смоляний барвник зі стрічки.

Прямі термоетикетки, за поясненням Inkstation, чутливіші до світла, тепла й тертя, тому підходять для короткого терміну, як-от на посилку. Термотрансферні тримаються довше півроку й переносять хімію, воду й мороз. Етикетки й витратні матеріали двох технологій між собою не взаємозамінні.

Барабан лазерного принтера — непомітна деталь із власним ресурсом

Барабан переносить тонер на папір, і він теж зношується. За даними блогу Ceedo, більшість барабанів розраховані приблизно на 12 000–75 000 сторінок. У простих моделях для дому й невеликого офісу це частіше 12 000–20 000 сторінок, у машинах для великих обсягів буває понад 100 000.

Конструкції різняться. У частині принтерів барабан окремий і міняється незалежно від тонера, в інших він вбудований у картридж і змінюється разом із ним. Тож, купуючи вживаний принтер, варто з'ясувати, як влаштована саме ця модель. Запасний барабан у заводській упаковці, за даними Ceedo, зазвичай лишається придатним рік-два.

Зношений барабан видно по друку. Ceedo перелічує такі ознаки.

• Плями чи цятки, що повторюються через рівні проміжки.
• Бліді або нерівномірні ділянки друку.
• Сірий фон чи «примари» попередніх сторінок.
• Повідомлення про заміну барабана на панелі.

Вертикальні смуги теж бувають ознакою, проте їх дають і вузол закріплення, і майже порожній картридж.

Як перевірити вживаний принтер перед покупкою

Почати з лічильника сторінок. На форумі підтримки HP пояснюють, що загальний лічильник видно у звіті про використання, який друкують з меню «Адміністрування» → «Звіти». Там само є сторінка конфігурації. Число сторінок одразу показує, наскільки інтенсивно принтер працював. У деяких моделях, за тим самим поясненням, лічильник циклів друку видно навіть у верхньому лівому куті першої надрукованої сторінки.

Друга перевірка — пробний друк. Звичайну текстову сторінку й сторінку з суцільною заливкою друкують підряд. Для струменевого принтера додають тест сопел.

Стан конкретного екземпляра видно за кількома ознаками.

• Лічильник помірний для класу моделі — норма, близький до ресурсу барабана — скоро доведеться міняти деталь.
• Тестова сторінка без смуг і повторюваних цяток — норма, повторювані плями — барабан чи вузол закріплення.
• Папір подається рівно з усіх лотків — норма, зминання й перекіс — зношені ролики подачі.

Навіщо малому бізнесу шредер

Щоб старі документи з даними клієнтів не потрапили до сторонніх. Рахунки, накладні з адресами, копії паспортів, договори з телефонами — усе це персональні дані. Звичайний смітник для них не підходить. Рвані вручну аркуші легко скласти назад.

Український Типовий порядок обробки персональних даних, за викладом юридичного видання «ЮРЛІГА», у пункті 1.12 вимагає знищувати персональні дані у спосіб, що виключає подальшу можливість поновлення. Ми не юристи, тож щодо обов'язків конкретного бізнесу радимо уточнити деталі у фахівця. Технічно ж таку вимогу закриває шредер достатнього рівня секретності.

Що означають рівні секретності шредера P-1…P-7

Це класифікація німецького стандарту DIN 66399, який тепер відомий і як міжнародний ISO/IEC 21964. Рівні показують, на наскільки дрібні частинки шредер ріже папір. Американський сервіс знищення документів SEM Shred наводить такі межі.

• P-1 — частинки до 2000 мм² або смуги до 12 мм.
• P-2 — до 800 мм² або смуги до 6 мм.
• P-3 — до 320 мм² або смуги до 2 мм.
• P-4 — до 160 мм², наприклад частинки 6 × 25 мм.
• P-5 — до 30 мм², частинки 2 × 15 мм.
• P-6 — до 10 мм², частинки 1 × 10 мм.
• P-7 — до 5 мм², частинки 1 × 5 мм.

Чим вищий рівень, тим дрібніша частинка й тим складніше відновити аркуш. Fellowes переводить це в кількість шматочків з одного аркуша A4. Смуговий різ дає 36 смуг, поперечний — від 300 частинок, міні-різ — від 1000, мікрорізом — від 2000, а найвищі рівні — від 6000 частинок. Водночас тим повільніше працює шредер і тим менше аркушів він бере за раз.

Який рівень потрібен для накладних і договорів

Для документів з персональними даними зазвичай радять починати з P-4. Виробник шредерів Fellowes прямо пише, що бізнесу не варто розглядати апарати з рівнем нижче P-4. Для більшості задач компанія рекомендує P-4 або P-5.

Тип різу підказує рівень. За класифікацією Fellowes, смуговий різ відповідає P-1 і P-2 і для ділових чи особистих даних не годиться. Поперечний різ дає P-3 і P-4, і так знищують, наприклад, накладні з адресами. Міні-різ на рівні P-4 підходить для рахунків і номерів рахунків, мікрорізом P-5 знищують баланси й стратегічні документи.

Стандарт також ділить дані на три класи захисту. Внутрішні дані відповідають рівням P-1…P-3, конфіденційні — P-3…P-5, особливо конфіденційні — P-5…P-7. До третього класу Fellowes відносить, зокрема, персональні дані, витік яких може загрожувати здоров'ю, безпеці чи свободі людини. Для звичайного ФОП зі стосом рахунків і накладних цього вистачає, щоб зорієнтуватися. Підібрати апарат під свій обсяг паперу можна серед вживаних шредерів.

Скільки шредер може працювати без перерви

Менше, ніж очікують. Для прикладу, в інструкції до компактного офісного шредера Fellowes LX10 вказано 6 аркушів або 1 картку за раз і рекомендований денний максимум 30 аркушів і 5 карток. Без зупинки він працює до 3 хвилин, після чого потребує 30 хвилин охолодження.

Коли апарат перегрівається, загоряється червоний індикатор, і до кінця паузи шредер не запуститься. Тому для щотижневого розбору стосу рахунків потрібна модель з більшою місткістю й довшим робочим циклом.

Та сама інструкція перелічує, що можна різати, а що ні. Папір, дрібні скріпки, скоби й пластикові картки апарат бере. Диски, клейкі етикетки, газети, картон, ламіновані аркуші й великі скріпки — ні. Листівки з музичним чипом і батарейкою небезпечні, бо можуть спричинити займання. Якщо аркуш застряг, перемикають зворотний і прямий хід з інтервалом 2–3 секунди, а тоді від'єднують шредер від мережі й обережно витягують папір.

Як доглядати за шредером, щоб він не заїдав

Головне — регулярне змащення ножів. Служба підтримки Fellowes радить змащувати шредери з поперечним різом щоразу, коли спорожняєте кошик. Апаратам високого рівня секретності мастило потрібне кожні 15 хвилин роботи або тоді, коли падає продуктивність. Для безперервного рулонного паперу компанія називає інтервал близько 10 хвилин. Шредери зі смуговим різом змащувати не треба.

Олію наносять тонкою смужкою по всій ширині приймальної щілини на вимкненому апараті. Потім шредер на 4–5 секунд вмикають у зворотному режимі. Інший спосіб — пропустити спеціальний аркуш, просочений мастилом.

Аерозолі й нафтові оливи Fellowes використовувати забороняє. Вони можуть пошкодити апарат і створюють ризик займання. Підходить рослинна олія з температурою спалаху понад 450 °F, тобто приблизно 232 °C, яка не гіркне.

Що перевірити у вживаного шредера

Стан конкретного екземпляра видно за кількома ознаками.

• Апарат сам запускається, коли аркуш потрапляє в щілину, — норма, не реагує на папір — несправний датчик.
• Зворотний хід працює й виводить застряглий аркуш — норма, ножі стоять — заклинювання чи знос приводу.
• Частинки однакові за розміром — норма, довгі нерозрізані смуги — зношені чи пошкоджені ножі.

Кому що підходить

Інтернет-магазину, який друкує накладні й рахунки кілька разів на тиждень, зручний монохромний лазерний принтер. Якщо ж посилок десятки на день, поруч варто поставити термопринтер для етикеток. Паузи йому не шкодять. Кольоровий друк для документів зазвичай не потрібен.

Студії чи маленькому магазину, де регулярно друкують кольорові листівки й цінники, підійде струменевий принтер. Головна умова — друкувати хоча б одну кольорову сторінку щотижня. Офісу, де документи ще й сканують, зручний БФП.

Для знищення договорів і накладних з даними клієнтів орієнтуються на шредер P-4. Бухгалтерії, яка працює з фінансовою звітністю, варто подивитися в бік P-5.

Вживана офісна техніка з Choicy

У Choicy кожен принтер, БФП і шредер перед продажем проходять перевірку стану, а стан оцінюється за шкалою. Фото на сайті реальні, саме того екземпляра, який ви отримаєте. Гарантія 40 днів дає час надрукувати місячний обсяг своїх документів, звірити лічильник і переконатися, що шредер чисто ріже потрібну кількість аркушів.

Доставка працює по всій Україні. Техніку, яка вам більше не потрібна, можна обміняти через Trade-In. А якщо обираєте між струменевим і лазерним принтером, згадайте ручку й олівець і чесно порахуйте, як часто ви насправді друкуєте.