Закупівля товарів за кордоном для малого бізнесу: як організувати доставку невеликих партій в Україну

Для малого бізнесу закупівля за кордоном часто починається не з контейнера товару, а з кількох коробок. Магазин тестує новий бренд, майстерня замовляє комплектуючі, продавець перевіряє попит на нову категорію або підприємець купує обладнання для роботи.

На такому етапі великі оптові поставки можуть бути зайвим ризиком. Потрібно спочатку зрозуміти, чи продається товар, яка буде реальна собівартість і наскільки стабільно постачальник виконує замовлення.

Тому невеликі партії дозволяють перевірити бізнес-ідею без значного заморожування коштів. Але навіть кілька коробок потрібно правильно спланувати: від вибору постачальника до документів, перевезення та отримання товару в Україні.

Коли малому бізнесу вигідно починати з невеликої партії

Замовляти великий обсяг одразу має сенс, коли товар уже продається стабільно й підприємець знає приблизну швидкість обороту.

Для нової позиції безпечнішим може бути тестове замовлення.

Наприклад, інтернет-магазин хоче додати нову категорію аксесуарів. Постачальник пропонує вигідну ціну при закупівлі 500 одиниць, але немає гарантії, що покупці їх швидко розберуть.

Партія на 30–50 одиниць коштуватиме дорожче в перерахунку на один товар, зате дозволить перевірити:

• реальний попит;
• якість продукції;
• швидкість продажу;
• кількість повернень;
• надійність постачальника;
• фактичні логістичні витрати.

Після цього вже простіше вирішити, чи потрібно збільшувати обсяг наступного замовлення.

Як вибрати постачальника за кордоном

Низька закупівельна ціна — лише один із критеріїв.

Для бізнесу значно важливіша стабільність. Якщо сьогодні постачальник відправив товар за три дні, а наступного разу — за три тижні, планувати залишки буде складно.

Перед першим замовленням варто уточнити:

• мінімальну кількість товару;
• строки підготовки партії;
• доступні способи оплати;
• умови повернення;
• можливість отримати invoice;
• характеристики упаковки;
• орієнтовну вагу;
• чи може продавець відправити товар на склад логістичного партнера.

Якщо мова йде про брендовану продукцію, запчастини або техніку, також потрібно перевіряти точний артикул і комплектацію.

Для регулярної роботи корисно мати двох постачальників однієї категорії. Це зменшує залежність від одного продавця, якщо в нього закінчиться товар або зміняться строки.

Як порахувати собівартість товару до замовлення

Одна з типових помилок — порівнювати українську роздрібну ціну лише із закупівельною ціною постачальника.

Для бізнесу важлива повна собівартість одиниці.

У спрощеному вигляді вона складається з:

ціни товару + внутрішнього перевезення + міжнародної логістики + митних витрат + інших витрат на партію.

Потім загальну суму можна розподілити між одиницями товару.

Наприклад, 20 одиниць продукції коштують у постачальника $600. Ще $200 витрачено на перевезення та оформлення.

Фактична собівартість партії вже становить $800, тобто в середньому $40 за одиницю, а не $30.

Саме від цієї цифри потрібно рахувати торгову націнку.

Чому вага й упаковка важливі для невеликої партії

Для компактних товарів логістична частина собівартості може бути невеликою.

Але якщо продукція займає багато місця, ситуація змінюється.

Уявімо два замовлення однаковою закупівельною вартістю:

• 50 компактних електронних аксесуарів;
• 20 великих декоративних товарів для дому.

Друга партія може займати в кілька разів більше місця, хоча коштує стільки ж.

Тому перед оплатою потрібно попросити постачальника надати:

• кількість коробок;
• вагу кожної;
• розміри упаковки;
• загальну вагу партії.

Ці дані дозволяють хоча б приблизно прорахувати логістику ще до закупівлі.

Як вибрати спосіб перевезення товару

У малого бізнесу немає єдиного універсального варіанту.

Якщо партія компактна й потрібна швидко, логічним може бути авіаперевезення.

Якщо товар важчий, а строки не критичні, потрібно порівнювати інші варіанти.

Для європейських постачальників часто використовується наземний транспорт.

Для великих обсягів у перспективі вже може з'явитися сенс розглядати морські або контейнерні перевезення.

Тому спосіб краще підбирати під конкретну закупівлю, а не використовувати один і той самий варіант для всього асортименту.

На бізнес-сторінці 3AXID представлені рішення для комерційних відправлень із США, країн Європи та Великої Британії, включаючи різні формати транспортування й митний супровід.

Коли варто об'єднувати товари від кількох постачальників

Малий магазин рідко закуповує весь асортимент в одного продавця.

Наприклад, аксесуари можуть надходити від одного постачальника, упаковка — від другого, а додаткові комплектуючі — від третього.

Якщо кожне замовлення відправляти в Україну окремо, кількість невеликих відправлень швидко зростає.

У такому випадку можна розглянути консолідацію.

Кілька партій спочатку надходять у спільну точку, після чого їх формують у більше відправлення.

Цей варіант має сенс, якщо:

• постачальники знаходяться в одній країні або доступному логістичному напрямку;
• замовлення надходять приблизно одночасно;
• частина партій невелика;
• немає потреби терміново отримати один конкретний товар.

Але консолідацію також потрібно рахувати. Об'єднання саме по собі не гарантує нижчу собівартість.

Які документи потрібні для бізнес-закупівлі

Для комерційної партії документи мають більше значення, ніж для звичайної особистої покупки.

Набір залежить від товару та схеми ввезення, але підприємцю бажано ще до оплати мати зрозумілу інформацію про:

• продавця;
• назву товару;
• кількість;
• ціну;
• загальну вартість;
• умови продажу;
• платіж.

Invoice або інший документ від постачальника потрібно зберігати.

Так само варто залишати підтвердження оплати та листування щодо конкретної партії.

Якщо товар має серійні номери, моделі або артикули, їх краще фіксувати окремо. Це допомагає при прийманні перевірити, чи саме та продукція була відправлена.

Митне оформлення комерційної партії

При закупівлі для бізнесу не варто переносити логіку звичайної особистої посилки на комерційний вантаж.

Для підприємницьких поставок важливо правильно визначити товар, його вартість, кількість та документи.

Тому питання митного оформлення краще опрацьовувати ще до відправлення.

Це особливо актуально, якщо:

• товар замовляється регулярно;
• партії поступово збільшуються;
• продукція має специфічну категорію;
• планується офіційний продаж в Україні;
• для товару можуть діяти додаткові вимоги.

Підготовка документів заздалегідь простіша, ніж виправлення даних тоді, коли вантаж уже перебуває в дорозі.

Як планувати регулярні поставки

Після кількох тестових партій з'являються реальні цифри.

Підприємець уже знає:

• скільки товар продається за місяць;
• скільки часу займає закупівля;
• скільки триває перевезення;
• яку мінімальну кількість потрібно мати в запасі.

Тоді можна визначити точку повторного замовлення.

Наприклад, магазин продає в середньому 40 одиниць товару на місяць, а від моменту оплати постачальнику до отримання проходить три тижні.

Чекати, поки залишиться одна одиниця, не можна. Наступну закупівлю потрібно робити раніше.

Такий простий підхід дозволяє зменшити ситуації, коли товар продається добре, але його немає в наявності.

Чому найдешевший спосіб не завжди найкращий для бізнесу

Для особистої покупки іноді можна спокійно чекати додаткові два тижні.

Для бізнесу затримка має іншу ціну.

Якщо популярної позиції немає на складі, магазин втрачає продажі. Покупець просто обирає конкурента.

Тому потрібно оцінювати не лише тариф перевезення, а й вартість часу.

Іноді дорожчий, але швидший варіант виправданий для:

• товарів із високою маржинальністю;
• термінового поповнення залишків;
• сезонної продукції;
• передсвяткового попиту;
• товарів під уже отримані замовлення.

Натомість запас на кілька місяців можна везти повільніше, якщо це суттєво знижує собівартість.

Як перевіряти партію після отримання

Товар краще перевіряти одразу, а не через кілька тижнів.

Спочатку потрібно звірити кількість із документами постачальника.

Після цього перевіряються:

• моделі;
• кольори;
• розміри;
• артикули;
• комплектація;
• зовнішній стан.

Для техніки бажано вибірково протестувати кілька одиниць.

Якщо виявлена недостача або пошкодження, потрібно одразу зробити фотографії та зафіксувати проблему.

Чим більше часу проходить після отримання, тим складніше пояснювати постачальнику, на якому етапі виникла різниця.

Коли переходити від малих партій до більших

Збільшення обсягу має сенс не тоді, коли постачальник пропонує хорошу знижку, а коли це підтверджує статистика продажів.

Ознаки, що можна поступово збільшувати закупівлю:

• товар стабільно продається;
• мало повернень;
• постачальник працює без регулярних проблем;
• відома реальна собівартість;
• є достатній оборотний капітал;
• більший обсяг справді знижує витрати на одиницю.

Не варто закуповувати шестимісячний запас тільки через знижку 10%, якщо невідомо, чи збережеться попит.

Для малого бізнесу швидкість обороту грошей часто важливіша за мінімальну закупівельну ціну.

Як зменшити ризики при першій закупівлі

Для першого замовлення краще не ускладнювати схему.

Оптимальний варіант — одна зрозуміла категорія товару, невеликий обсяг і постачальник, якого можна перевірити.

Перед оплатою бажано мати:

1. Точну специфікацію продукції.
2. Фінальну ціну.
3. Кількість одиниць.
4. Дані про вагу й упаковку.
5. Invoice.
6. Розуміння способу перевезення.
7. Попередній розрахунок загальної собівартості.

Після отримання першої партії вже можна порівняти планові витрати з фактичними.

Ці дані стануть основою для наступної закупівлі.

Висновок

Невеликі партії дозволяють малому бізнесу працювати із закордонними постачальниками без необхідності одразу вкладати значну суму в товар.

Головне — дивитися на закупівлю як на єдиний процес. Ціна у постачальника, документи, упаковка, транспорт, митне оформлення та строки впливають на кінцеву собівартість.

Після кількох поставок підприємець отримує власну статистику: який обсяг вигідний, скільки часу займає поповнення та який спосіб підходить для конкретної категорії.

Саме ці цифри дозволяють поступово переходити від тестових замовлень до регулярних закупівель без зайвого ризику.