CRM для приватної школи: як автоматизувати запис, оплати та комунікацію з батьками

Приватні навчальні заклади часто потопають у чатах і паперових списках. Адміністратори отримують заявки в Direct, але забувають надіслати реквізити або плутають класи. Таблиці Excel перестають справлятися з навантаженням, що призводить до помилок у фінансовому обліку. Єдиний робочий простір розв’язує ці проблеми, об’єднуючи діалоги, картки учнів і контроль оплат. Розповідаємо, як впровадження CRM для школи перетворює адміністративну метушню на чіткий, налагоджений механізм.

Кейс №1: організація «Пробного дня» через Завдання

Типова проблема: дитина прийшла на пробний день, вчитель не знав, кухня не нагодувала, а батькам ввечері нічого розповісти. Процес перетворюється на чіткий алгоритм за допомогою інструменту «Завдання».

Адміністратор створює задачу «Пробний день: Іваненко Петро». У тілі картки вказуються алергії та особливі побажання. Відповідальним призначається класний керівник, спостерігачем — адміністратор. Це дозволяє контролювати виконання без зайвих нагадувань.

У задачу додається чекліст:

• зустріти батьків і показати шафку;
• передати дитину тьютору;
• замовити обід з урахуванням безлактозної дієти;
• зробити фото на уроці для звіту;
• надіслати зворотний зв’язок до 19:00.

Виконання кожного пункту фіксується «галочкою». Система автоматично сповіщає про закриття задачі.

Кейс №2: підключення Telegram для спілкування з батьками

Батьки часто пишуть в особисті повідомлення вчителям або директору, що робить історію листування недоступною для школи. Рішенням стає підʼєднання корпоративного бота через функцію «Зовнішні лінії». Це дозволяє збирати всі діалоги в єдиному вікні CRM.

Налаштування займає кілька хвилин і вимагає доступу до самого месенджера. Спочатку необхідно знайти бота @BotFather. Команда /newbot запускає процес створення. Далі системі потрібно надати ім’я (наприклад, «School Support») і технічний username, який обов’язково закінчується на «bot».

Алгоритм інтеграції:

• BotFather генерує Auth Token;
• отриманий ключ копіюється;
• у налаштуваннях Uspacy обирається «Зовнішні лінії» — Telegram;
• токен вставляється для активації.

Після збереження будь-яке повідомлення батьків у бот миттєво створює чат всередині порталу. Менеджер відповідає з комп’ютера, а клієнт отримує повідомлення в месенджер.

Кейс №3: контроль оплат через канбан-дошку

Excel-таблиці не вміють нагадувати про борги. В CRM створюється «Воронка продажів» під назвою «Щомісячні оплати». Логіка руху картки учня по етапах замінює ручну перевірку виписок.

Створюються етапи: «Рахунок надіслано», «Очікуємо оплату», «Оплачено», «Борг». Картка угоди містить суму платежу та прив’язку до контакту батьків. Менеджер просто перетягує картку між колонками.

Для автоматизації налаштовуються тригери:

• якщо угода в статусі «Рахунок надіслано» понад 3 дні — ставиться задача «Нагадати про оплату»;
• при переміщенні в «Оплачено» — угода вважається успішною;
• стадія «Борг» виділяється кольором.

Такий підхід унеможливлює ситуацію, коли дитина ходить до школи безплатно третій місяць поспіль через неуважність адміністратора.

Налаштована воронка перетворює адміністратора зі втомленого «нагадувача» на оператора чіткого механізму, де кожен крок клієнта зафіксований і передбачуваний. Це дозволяє керівництву перестати латати дірки в комунікації та нарешті зосередитися на стратегії заповнення класів.